Исправный, функциональный и экономный парк печатных устройств,
или инвестиция в компанию и ее сотрудников.
Компания, которая имеет много отделов или развитую внутреннюю структуру, неизбежно встречается с проблемами рационального управления печатной средой. Их много. Поддержка оборудования в постоянной исправности, управление запасными материалами, устранение мелких неполадок, отнимающее время у сотрудников ІТ-отдела, – это лишь неполный их перечень. К ним следует добавить высокие расходы на содержание такого парка техники: необходимость обеспечения расходными материалами, которая ззамораживает капитал предприятия, и сотрудничество со многими сервисными центрами, если оборудование компании имеет разных производителей. Функционирующая таким образом печатная среда действительно является пожирательницей денег компании и времени ее сотрудников.
Что же сделать, чтобы избежать проблем, связанных с печатью? Прежде всего, необходимо проконсультироваться относительно существующих решений у квалифицированного внешнего партнера, который не только оптимизирует печатную среду, персонализируя ее и приспосабливая к потребностям сотрудников, но и позаботится о том, чтобы парк был как можно более экономным. Пакетом услуг, направленных на оптимизацию и экономизацию печати на предприятиях, является Optimized Print Services. Авторские решения от Konica Minolta позволяют сэкономить около 30% связанных с процессами печати расходов в год. Но прежде всего – они улучшают работу компании, приспосабливая существующую печатную инфраструктуру к потребностям ее сотрудников и отделов.
OPS – это пакет услуг, который включает в себя консалтинг, внедрение и эксплуатацию. Первый этап, консалтинг, представляет собой аудит имеющегося парка печатных устройств, учитывающий его функциональность, затратность и соответствие потребностям сотрудников. Внедрение – это этап модернизации имеющегося решения и инструктажа персонала компании по вопросам такого пользования устройствами, при котором они могли бы в полной мере использовать их функциональность. Эксплуатация – это дальнейшее содержание печатного парка в исправном состоянии посредством мониторинга его работы и оперативной сервисной поддержки.
- «На первом этапе реализации услуги, Konica Minolta проводит тщательный аудит процессов печати на предприятии. Аудитор анализирует работу печатного парка компании – собирает данные о функционировании устройств, их использовании сотрудниками, техническом состоянии и функциональности. В течение четырех-пяти недель партнер осуществляет мониторинг использования устройств и количества печатных страниц. Все это предоставляет основательное знание печатной среды в компании клиента, и тем самым – выбор идеального решения, продиктованного его индивидуальными потребностями», – объясняет Владислав Горбань, OPS Менеджер компании Коника Минолта Украина.
На основании результатов первой части процесса, Konica Minolta предлагает внедрение рекомендуемого решения. В течение этапа внедрения, который длится четыре недели, доставляются ранее заказанное оборудование, лицензии, расходные материалы и программное обеспечение. Компании, в которой внедряется новое решение, Konica Minolta назначает постоянного технического специалиста, который учит ее сотрудников в полной мере пользоваться функциональными возможностями новых решений. Над новыми устройствами также размещаются информационные табло, на которых приводятся инструкции, как выполнять на устройствах те или иные операции, необходимые в повседневной работе компании.
В рамках третьей составляющей пакета OPS, эксплуатации, можно воспользоваться услугой Monitoring Comfort. Благодаря ей можно усовершенствовать логистику расходных материалов. Клиент получает поддержку по всей сети сервисных центров Коника Минолта Украина. Высоко квалифицированный персонал реагирует сразу по возникновению проблемы. Это возможно благодаря охватывающей всю страну сети сервисных центров, насчитывающей 150 сертифицированных сервисных инженеров, включая партнеров в 24 городах Украины, Konica Minolta что гарантирует оперативное сервисное обслуживание. Особенностью OPS Monitoring Comfort является возможность работы с устройствами всех производителей. На практике это означает, что независимо от марки или модели принтера удаленный мониторинг Konica Minolta способен диагностировать уровень использования расходных материалов, таких как тонеры или фотоцилиндры, и моментально сигнализировать об имеющихся неисправностях. В таких случаях система отсылает автоматический сигнал в ближайшее представительство Konica Minolta, которое направляет его техническому специалисту.
OPS – это прежде всего ряд преимуществ – уменьшение затрат до 30% и постоянная работоспособность технического парка, так как все расходные материалы автоматически заменяются представителями сервисных центров еще до того, как их срок годности придет к концу. Чем большую роль играет печатный документ в коммуникациях с клиентами, как, например, в случае с банками или операторами связи, тем важнее исправность печатного парка.
Крупные компании и предприятия из сегмента крупных корпораций в большинстве случаев имеют более 100 принтеров. Органы самоуправления в крупных городах – около тысячи. Если к закупочной цене устройств добавить затраты на переменные материалы, сервисные услуги от многих поставщиков и электроэнергию, годовые расходы на печать превышают целых 5% бюджета компании! А если можно сэкономить, то почему бы ни доверить оптимизационные услуги профессиональному партнеру?