OPS Konica Minolta в SEB-БАНКЕ (сейчас FIDO-банк)


Предложение ДП «Коника Минолта Украина» для SEB-банка:

1. Использование МФУ коридорного типа для печати, копирования, сканирования и отправки факсов
2. Сетевые устройства
3. Полностью аутсорсинговые процессы печати – клиент платит только за произведенные отпечатки, а не за оборудование, расходные материалы или сервис. Цена отпечатка зафиксирована договором
4. Повышение производительности и эффективности рабочих процессов за счет внедрения нового функционала
5. Простое централизированное управление всем парком устройств
6. Подробный мониторинг и прозрачная отчетность
7. Автоматизированное сервисное обслуживание техники

Преимущества решения:

1. Защищенная печать
2. Удобный, легкий в использовании интерфейс, полное обучение сотрудников банка
3. Прием факсов без распечатки
4. Быстрое и эффективное сканирование
5. Автоматизированный сервис устройств
6. Сканирование и копирование одновременно
7. Прозрачность расходов и учета

Подробнее о проекте в цитатах из аналитической статьи в одном из отраслевых журналов (Print Plus. Сентябрь 2012).

Аудит текущей системы

Важно строить IТ-решения, которые полностью ложатся на текущие бизнес-процессы клиента. Нет никакого смысла внедрять современную систему, которая экономит 1000 грн на печати, но затруднит выполнение ключевых бизнес-задач. Поэтому Konica Minolta анализирует печатный парк клиента в трех основных направлениях: бизнес-процессы, объемы печати и расходы, которые связаны с поддержанием текущей системы печати.

Конечно, важно с самого начала договориться о целях проекта. Так, для SEB-банка это был единообразный и прозрачный сервис печати во всех локациях с удобным обслуживанием.

Как было сказано, на этапе аудита выявляются три ключевых момента, важные для разработки финального решения:

1. Объемы печати. В SEB-банкеобъемы выявляли точно и достаточно долго, по разным филиалам. «Мы установили тестовую версию программного обеспечения для сбора данных об отпечатках и получили статистику по всем устройствам в течение нескольких месяцев», – рассказывает Владислав Горбань, руководитель OPS-направления ДП «Коника Минолта Украина».

2. Особенности текущих бизнес-процессов, связанных с использованием печатающей техники. Выясняются путем краткого интервьюирования сотрудников, которые используют технику. На основе такого анализа в печатную среду могут быть внедрены новые процессы, связанные с распознаванием, обработкой и маршрутизацией документов, печатью переменных данных и прочими дополнительными сервисами в среде документооборота. В SEB-банке потребовалось настроить работу факсов с IP-телефонией. Как пояснил Владислав Горбань: «В SEB-банке эксплуатировалось избыточное количество неоднотипных устройств. И основная проблема с функционалом состояла в том, что внутренняя телефония осуществлялась через IP. Поэтому МФУ с факс-модулями просто не могли принимать факс – это было серьезное ограничение». Теперь большинство факсов на предприятии принимается в электронном виде.

3. Расходы на обеспечение печати. Зачастую крупные компании не имеют возможности даже точно посчитать все расходы, связанные с печатью. Ведь они включают в себя как большое количество счетов на заправки и ремонты из десятков отделений и филиалов, так и скрытые расходы в амортизации закупленной техники, во времени персонала на обслуживание устройств или выполнение процессов печати. OPS-аудит дает ответы на все эти вопросы. Очень важно получить на выходе решение, которое позволит сэкономить, но не менее важно удобство сотрудников и упреждающий сервис без задействования персонала заказчика.

Подготовка и внедрение решения

На этапе подготовки решения прежде всего учитываются ранее утвержденные цели. Важно удовлетворить все потребности клиента по ключевым бизнес-процессам. Не менее объемная часть работ касается устранения недостатков текущей системы. В SEB-банке доступность цветной печати была весьма низкой. Процесс сканирования занимал огромное количество времени – для оцифровки больших объемов данных использовались планшетные сканеры. Konica Minolta предложила использовать автоподатчик. Как рассказывает Святослав Рыбалко, руководитель службы IT банка, на каждом из этажей офиса SEB-банка организована отдельная принтерная комната. Также сервис дополнен возможностями удобного сканирования на e-mail, отправки и приема факсов. «Результат сканирования отправляется на e-mail того пользователя, который в данный момент поднес карточку и авторизовался. Точно так же работает факс – все аппараты Konica Minolta привязаны к единому факсовому номеру и могут принимать любой входящий файл, отправляя его затем на e-mail секретаря», – рассказывает Святослав.

Ну и конечно, более низкая себестоимость отпечатка. Так, по итогам OPS-мониторинга цена одного отпечатка в SEB-банке оказалась достаточно высокой. «После внедрения проекта мы с уверенностью предложили 25% экономии. Это начальная величина, которая, как правило, впоследствии увеличивается, за счет экономии, связанной с человеческим фактором, когда сотрудники узнают о том, что печать и копирование контролируются», – рассказал Владислав Горбань.

С заказчиком обсуждается общее решение, чтобы все участники процесса понимали, что получат в итоге. Обсуждается и этапность внедрения решения. Огромное решение на десятки или сотни устройств не может быть развернуто в один момент. Порой, имеет смысл оставить часть офисов на текущей системе, если там установлена недавно купленная техника. Действительно, масштабные проекты тестируются сначала на «пилотных» площадках.

«Считаю позитивным для развития бизнеса непрерывность работы сервиса. При поломке одного из аппаратов, пользователь может подняться на другой этаж и выполнить все необходимые ему действия. Это очень удобно. Также пользователь может централизовано у одного аппарата получить все, что отправлял на печать в течение дня», – рассказывает Святослав Рыбалко. Немаловажен и вопрос оптимизации процессов печати (например, список избранных заданий на терминале), сканирования (возможность сканирования в папки и на e-mail пользователей), копирования (автоподатчик МФУ) и даже обмена факсами.

ДП «Коника Минолта Украина»

Украина 03680, г. Киев, ул. Смольная, 9

Tел.: (044) 230-10-30

Факс: (044) 230-10-01

 

Konica Minolta