Расходы на печать составляют значительную часть бюджета любой компании. Крупные предприятия тратят на нее до тысячи гривен в месяц, хотя часто никто из руководства даже не догадывается об этом. Это объясняется тем, что расходы распределяются между различными отделами, а суммы затрат, представленные в отдельных отчетах довольно незначительны, определить объективный объем затрат возможно только после всестороннего анализа. Внедрение систем управления печатью в компании быстро обеспечивает значительную экономию.
Большинство компаний имеют очень разнообразный парк печатных устройств. Чем больше компания и чем более активна она на рынке, тем больший у нее ассортимент оборудования, закупленного у разных производителей и в разном техническом состоянии. Это результат отсутствия скоординированной политики закупки и единой системы управления документами. Если компания имеет свои филиалы во многих городах, ситуация еще хуже, потому что каждый из руководителей представительства самостоятельно руководствуется выбором инвестиций.
«Лишь немногие из клиентов понимают, сколько они в действительности тратят на печать документов. Большинство из них искренне удивляются, когда узнают о фактических затратах. С точки зрения банка, крупной финансовой или торговой учреждения, расходы на тонеры или обслуживание принтеров в размере 150-600 гривен – это небольшая сумма. Однако когда в течение месяца собирается несколько десятков таких счетов, оказывается, что это уже немалая сумма, на которой можно хорошо сэкономить», – говорит Владислав Горбань, OPS Менеджер компании Коника Минолта Украина.
Управление устройствами
К счастью, подход у руководящих кадров постепенно меняется. Все чаще они осознают, что разнообразие имеющегося оборудования является причиной ненужных дополнительных расходов. В сегодняшней экономике ищут способы сократить и оптимизировать их. Лучшим средством от чрезмерных расходов является соответствующее управление печатью. Пакет OPS Monitoring Comfort Plus обеспечивает управление и обслуживание всех печатных устройств, находящихся в распоряжении компании, независимо от их количества, расположения филиалов и производителя оборудования.
«Мы способны проводить мониторинг более чем 23 000 моделей устройств, производимых по всему миру, и обеспечивать им постоянные поставки расходных материалов, а также сервисную поддержку», – добавляет Владислав Горбань, – «Благодаря этому наши клиенты могут лишиться хлопот, связанных с сервисным обслуживанием и логистикой устройств и унифицировать систему управления печатью».
Один вместо многих
Каждый менеджер хорошо знает, что заключение одного крупного контракта на сервисное обслуживание, вместо десятков или даже нескольких десятков мелких контрактов, значительно упрощает управление и способствует снижению затрат в компании. Для этого их не надо долго убеждать. OPS Monitoring Comfort Plus позволяет удаленно мониторить все устройств. Благодаря этому, информация о поломке или отсутствии тонера автоматически отправляется в ближайший сервисный центр, что автоматизирует вызов технического специалиста. Мониторинг также позволяет отслеживать использование всех устройств сотрудниками и точно определить количество копий, которое сделал каждый из них в течение месяца. Внедрение такой автоматизированной системы влияет, таким образом, не только на расходы, но и на увеличение производительности принтеров с точки зрения их более эффективного использования.
Надзор, осуществляемый экспертом
В рамках пакета, по желанию клиента, можно назначить на предприятие лицо, ответственное за поддержку и обслуживание парка печатных устройств. Кроме координации сервисных заявок, доставки расходных материалов и заключения необходимых отчетов, в его обязанности может входить также помощь в поддержке пользователей и решение проблем, с которыми они встречаются при эксплуатации устройств. До сих пор этим занимался ІТ-отдел, что отнимало у его работников много времени. Вместо того чтобы заниматься основными задачами, они заменяли тонер в принтерах или извлекали из них застрявшую бумагу.
Эффект: снижение расходов
Из своего богатого опыта Konica Minolta утверждает, что компании, которые сделали выбор в сторону эффективного управления печатью, могут снизить различные затраты на нее до нескольких десятков процентов. Это происходит главным образом за счет снижения затрат на техническое обслуживание устройств, более рациональное их использование и отказ от предварительного заказа и хранения большого количества различных расходных материалов.