В последнее время все более актуальным становится вопрос, как оптимизировать парк печатной техники. Все больше предприятий решают сотрудничать с компаниями, которые предлагают услуги и решения в области так называемого управления системами печати (Managed Print Services). Тем не менее, многие владельцы бизнеса и руководители учреждений продолжают работать с парками техники «старого типа». В то же время, внедрение изменений в области управления парком обеспечивает ряд преимуществ для всего предприятия. Что именно может получить компания благодаря оптимизации?
1) Более низкие затраты на печать
Основной выгодой от внедрения процедур оптимизации является снижение стоимости печати – вплоть до 30%! Владельцы бизнеса часто не понимают, сколько на самом деле они тратят на печать одного документа. Только сравнение фактической стоимости производства документа, рассчитанной на основе информации, собранной в результате анализа текущей ситуации на предприятии, с предполагаемыми затратами на оптимизацию показывает, какую выгоду можно получить за счет соответствующей организации печатного парка. Деньги, сэкономленные таким способом, могут быть свободно использованы для основной деятельности компании.
2) Эффективное использование устройств
«В техническом парке любой компании есть такие устройства для печати, без которых она не может функционировать, однако встречаются и такие, которые служат исключительно для накопления пыли. Подробный анализ использования устройств в компаниях (предшествующий этапу внедрения оптимизационных решений) показывает, что большая часть оборудования используется не очень часто. Одно из преимуществ оптимизации заключается в таком выборе количества и типа устройств, при котором эффективно используется каждое из них. Следует помнить, что даже неиспользуемое устройство порождает расходы – хранение расходных материалов, энергопотребление в спящем режиме. Таким образом, оптимизация парка техники позволит в полной степени использовать потенциал имеющихся устройств и максимизировать их производительность», – объясняет Владислав Горбань, OPS Менеджер компании Коника Минолта Украина.
3) Печать, приспособленная к действительным потребностям офиса
Каждый отдел компании, как и каждый сотрудник, имеет различные требования к печатной технике. Анализ устройств в компании позволяет выбрать подходящий тип оборудования для каждого отдела и назначать определенные права отдельным сотрудникам. Благодаря персонализации процедур печати, каждый сотрудник может производить необходимые материалы эффективно и в соответствии со своими ожиданиями и обязанностями. Ограничение специфических функций (таких как цветная печать), а также введение обязательной двусторонней печати предотвращает чрезмерные затраты на расходные материалы. Кроме того, свободный доступ сотрудников к устройствам, благодаря использованию безконтактных карт или PIN-кодов, позволяет избежать очередей при печати на принтерах, а также обеспечивает удобство в их использовании.
4) Удобное и дешевое распределение документов
Другим аспектом малоэффективного использования технического парка является ненужная, «автоматическая» печать всех документов – справок, сообщений электронной почты, черновых версий корпоративных материалов – с целью передачи их последующим получателям. «Эти действия обусловливают затраты, которых можно избежать, используя эффективные процедуры оцифровки корреспонденции», – говорит Владислав Горбань. – «Документы в электронном виде могут легче и быстрее интегрироваться в обращение и удобнее обрабатываться».
5) Меньшая нагрузка на ІТ-отдел
ІТ-менеджеры в компаниях, как правило, очень заняты. Им приходится распределять свое время между рядом «срочных» задач. При этом проблемы, связанные с печатными устройствами, очень часто отходят на второй план. Привлечение внешней организации к управлению парком техники может значительно разгрузить внутренний ІТ-отдел. Задачи, связанные с хранением, обслуживанием и поставкой расходных материалов входят в обязанности внешних специалистов. Для предприятия это означает постоянно исправный технический парк и эффективное использование человеческих ресурсов собственного ІТ-отдела.
6) Контроль над парком техники
Чтобы в полной мере использовать потенциал парка техники, необходимо постоянно следить за его состоянием и непрерывно контролировать его функционирование. Это обеспечивает эффективное использование каждого устройства. Автоматическое считывание показаний счетчиков обеспечивает полный доступ к достоверной информации, необходимой для подготовки ежемесячных отчетов и составления счетов. Информация подается быстро, без искажений и без необходимости привлечения сотрудников компании. На основании собранных таким образом данных готовят подробные отчеты – по расходам, использованию устройств и т.д.
7) Оборудование под опекой профессионального сервиса
Еще одним преимуществом оптимизации парка печатных устройств компании является возможность пользоваться профессиональными услугами, которые предлагает поставщик. В зависимости от индивидуальных потребностей Вашей компании, сервисное соглашение может распространяться весь парк или на его часть. Мы осуществляем удаленный мониторинг устройств, которые находятся под наблюдением технических специалистов. Благодаря этому, расходные материалы всегда поставляются вовремя, а оборудование ремонтируется сразу после установления системой управления неисправности. Пользование профессиональным и эффективным сервисным обслуживанием гарантирует спокойствие и уверенность в том, что используемое оборудование будет работать исправно. Кроме того, передача опеки над всем парком одному субъекту улучшит сервисные процедуры, уменьшит время отклика, упростит коммуникацию и обеспечит сокращение расходов.
8) Обеспечение безопасности рабочей среды и конфиденциальности печатных материалов
В каждой компании должны заботиться о безопасности документооборота. Оптимизация парка техники позволяет внедрять решения, предотвращающие исчезновение печатных материалов и утечку информации. Это возможно благодаря процедурам аутентификации пользователей, мониторинга всех выполняемых на устройствах операций и контроля над процессом производства документов. Предоставление сотрудникам определенных прав на пользование конкретными устройствами предотвращает доступ к печатным материалам посторонним лицам.
9) Продуктивное управление расходными материалами
Оптимизация технического парка позволяет сократить затраты на расходные материалы, не отказываясь при этом от закупки продукции высокого качества. Этого можно достичь переложив обязанность заказа необходимых для офиса расходных материалов одному внешнему субъекту, а также закупая их в исключительно необходимом количестве. Таким образом, на складах не пролеживают запасные тонеры и чернила от многих различных производителей, которые уже не будут использоваться, потому что, например, принтер сломался, а его ремонт нерентабелен. «Кроме того, передача функций управлением запасами одному внешнему субъекту позволяет автоматизировать процесс и помогает уменьшить время на непроизводительные простои оборудования», – подчеркивает Владислав Горбань, OPS Менеджер компании Коника Минолта Украина.
10) Экономия офисного пространства
Среди владельцев компаний часто бытует мнение, что очереди на печать возникают по причине малого количества принтеров. Таким образом, приобретаются дополнительные устройства, которые становятся неиспользуемыми элементами организационной культуры офиса. Между тем, эффективность парка печатных устройств достигается его рационализацией, а не увеличением! Соответствующая организация офисного пространства за счет рационального размещения печатных устройств и их закрепления за определенными сотрудниками помогут сэкономить место в офисе и создать эргономичную рабочую обстановку.