Несмотря на прогрессирующий в современном мире переход к цифровому формату, растущую популярность мобильных устройств и удаленного выполнения любых задач, бумажный документ все еще остается самым популярным носителем информации. В то же время, печать является источником, порождающим существенные затраты. Так как же сегодня примирить необходимость печати документов с расходными ограничениями на нее?
На первый взгляд, самым простым решением будет просто отказаться от печати и полностью перейти на электронные документы, которые становятся все более обыденными в бизнес-средах. Однако многие исследования показали, что в последние годы, с повышением популярности электронной переписки, в компаниях наблюдается значительное увеличение количества печатных страниц … Таким образом, требовать от сотрудников полного прекращения печати невозможно. Но, тем не менее, есть эффективные способы, не требующие от них полного отказа от существующих привычек.
Для начала следует разработать комплект печатных устройств. Поставщики так называемых «Managed Print Services» называют этот процесс оптимизацией технического парка. Он заключается в анализе существующей ситуации на предприятии и определении его потребностей и ожиданий в области печати. Заключительным и ключевым этапом является проектирование нового, оптимизационного решения. «Оптимизация парка печатных устройств позволяет достичь существенных выгод: максимизировать производительность имеющегося оборудования, усовершенствовать весь процесс в целом и уменьшить расходы на печать вплоть до 30%», – объясняет Владислав Горбань, OPS Менеджер компании Коника Минолта Украина.
Какие оптимизационные решения помогают снизить расходы на печать? Основой является соответствующий выбор оборудования – такой, чтобы устройства идеально удовлетворяли потребности предприятия. Во многих компаниях бытует мнение, что «связанные с печатью проблемы можно устранить закупкой нового оборудования». В то же время, увеличение количества новых принтеров и копировальных аппаратов на предприятии является совершенно нерентабельным решением. К сожалению, решение о покупке нового оборудования, как правило, принимаются не специалистами в области управления печатью. Поэтому, как советует агентство InfoTrends в своем недавнем отчете «Бессрочные инвестиции в технологию документов», для реорганизации парка печатных устройств за помощью следует обратиться к внешним специалистам: «Идея состоит в том, чтобы найти эксперта в области, в которой Вы не имеете опыта, и воспользоваться его услугами, что позволит Вашим сотрудникам сконцентрироваться на основной деятельности компании». Поставщик печатного оборудования и услуг может установить, какую выгоду получит компания, заменив несколько десятков имеющихся «персональных» офисных принтеров несколькими единицами многофункциональных производительных устройств, расположенных в стратегических точках офиса.
Еще одно решение, позволяющим значительно сэкономить, – это реализация процедур контроля над печатью. Системы аутентификации пользователей являются лучшим способом заставить сотрудников печатать более рационально. Соответствующие программы позволяют записывать в базу данных все распечатанные, скопированные и отсканированные страницы, а также информацию об их форматах, доле цветной печати, одно-или двусторонней печати. Также фиксируется информация о сотруднике, который выполнил печать. Уже само только внедрение необходимости использования PIN-кода или контактной карты предопределяет то, что печатаются лишь необходимые документы. Полезным решением является также назначение правил пользования конкретными устройствами и их функциональным диапазоном для отдельных работников в соответствии с их должностям и обязанностям. Определенным группам пользователей можно предоставить возможность цветной печати и копирования, определенным – нет, например, такая функция не является необходимой в бухгалтерии. Блокировка возможности односторонней печати, в свою очередь, позволяет снизить затраты на бумагу вплоть до одной трети. Экономии также способствует использование современных устройств, оборудованных «умными» функциями. Предварительный просмотр страницы перед печатью позволяет удостовериться перед отправкой на печать, что материал соответствует ожиданиям, в то время как функция печати «несколько страниц на одной» способствует значительной экономии бумаги.
Таким образом, получается, что чтобы уменьшить расходы на печать совсем не надо прибегать к таким радикальным мерам, как отказ от бумажных документов. Наиболее разумным решением является налаживание сотрудничества с внешним поставщиком печатного оборудования и услуг управления печатью. Он разрабатывает план изменений, учитывающий специфические потребности компании, благодаря которому возможно, в том числе, и сокращение затрат на печать.